必要なものを探す無駄な時間を毎日積もらせないために、机の周りに置くものは頻繁に使用するものだけに絞り、「探す」ことをしなくても取り出せるようにするべきです。
付箋や筆記具なら、文房具が入っている引き出しを開いた時点で見える場所にあるといった状態が必要です。

共有スペースは、他のもので隠れる物がないレベルは難しいですが、
保管場所にラベルを貼って、「〇〇ならここにある」はいちいち引き出しなどを開かなくても分かるようにはしておきましょう。