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タスク管理、効率的に進めるために…

皆さんこんにちは。
今回は仕事の効率化・タスク管理についてまとめました。
皆さんも活用して、ジャンジャン仕事を終わらせましょう!

初めに…

仕事が早く終れば、何が実現できますか?
・自由な時間が作れる
・したいことができる
・趣味に時間をさける
・新しい仕事に挑戦できる…etc

個人でそれぞれ違うと思いますが、時間が作れるというのが大きなメリットですよね。
自分だけでなく、仕事が早いと上司やお客様から信頼を得る事が出来、良いことばかりです。
それではどうやったらそれが実現できるのか。以下を見てみましょう。

仕事が遅れる原因とは?

大前提として、仕事が遅れているのには何か原因があるはず。それがなんなのかを洗い出せば、自然と片付いていくかもしれませんね。

理由として挙げられるのが主に3つ。

・目的が明確でない
→目的を明確にしない限り成果にもつながりませんし、つながらなければ無駄になってしまいますね。

・何から取り掛かったらいいのかわからない
→目的がわからないのと共通しているところもあると思います。
 何からやればいいのかわからない→考えるのを後回しにしてしまう→結果仕事が遅れる
 という悪循環になりかねません。

・仕事の途中で割り込まれる
→仕事をしていると、お客さんや上司からあれこれ追加で依頼が来ます。
 あれしてこれして、それが終わったと思ったら次はこれ…考えただけでもゾッとするものがありますが(笑)
 そのため気が散って何も手が付けられなくなるというのが遅れる原因になってしまいます。

これらを解決するためにはどうしたらいいのか!次を見ていきましょう。

GTDをやる

やるべきことは4つ。
「書き出す」
「整理する」
「スケジューリング」
「見直し」

書き出す

・メモを取る→スマホでも手帳でも何でもいいので、今の仕事ややる予定の仕事すべて書き出します。思いつく限り書き出し、話据えているものがあればそれも書き出しましょう。
・将来の夢、目標なども書く→いつかやろうとしていること、将来の夢、先延ばしにしていたことや長期的な目標を書き出しましょう。

頭の中からすべてはしだすことにより、ある種の気持ちよさが得られますよ

整理する

メモを見て、すぐできることはやってしましましょう。
また、期限を切る必要がないもの以外すべてに期限を決めて書き込み、次にやることを書き込んで実行しましょう!

スケジューリング

自分だけでやる仕事も、スケジュールを立てましょう。
基本的に他の人との仕事を書き込んでしまいがちですが、予定に空白があるとそこに追加の仕事などで埋まってしまいます。
ちゃんと書き出すことで、今のリストの仕事を片付けようと整理できるのです。

見直し

週に一度、一時間でいいので上記を繰り返すことに時間を割いてみましょう。
仕事が日々増えますので、混乱しないように整理しておくことが大切です。見直しをすることによりいままでより楽に進めるはずです。

まとめ

これらを行う利点といいますのは、「一度に一つのことしかやらなくていい」という点もあると思います。
いろんな仕事がありますが、整理して取り組めば
・何をやるか
・目標はどこか
・次の作業が明確である
これらが明確になり、作業に迷うことなどなくなりますよね

ぜひ、このやり方を活用して、効率よく時間を作りましょう!

出典:http://liginc.co.jp/life/useful-info/84090

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