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資料の製作依頼は、頼んだだけでは頼めていない

頼んだだけでは頼めていない

プレゼンや営業資料などの作成を部下に頼む立場の人は、資料や宣伝ツールを外注してる人も多いと思います。
人に依頼する時は、自分で作るのとはまた違った難しさがあります。

うまく作ってもらえない、ツボを分かってもらえないなどさまざまです。そのため何度もやり直しが発生してしまったり、自分でやってしまいたくなったり。
そういう場合はこれらを実践してみよう。

また、逆の立場もあるはずです。上司や同僚のサポートで資料を作成する人が、重度なるダメ出しに合う時に、ただ言われたままにその修正を繰り返していればいいかという問題があります。
受け身なだけでは肝心のツボが抑えられていないかもしれません。
方向性が分からずに進むよりは、「先に確認させて欲しいことがあります」と切り出したほうが、思いもよらない情報が最初に手に入ることもあります。

 

依頼する時に伝えること

依頼する時に確認するこトップ3は、「誰に対してプレゼンするのか」「何を伝えたいか(ゴールは何か)」「持ち時間と環境はどうなっているか」です。

誰にプレゼンするのか

「誰のために話すのか」これを知らなければ何も準備ができないというほど重要事項です。相手がどのような知識を持っているのか、どんなタイプの人間かという属性を知ることで、何を説明するか、どういったアプローチをするかがまったく変わってきます。

何を伝えたいか(ゴールは何か)

ピッチのように沢山の人に短時間でキーワードを持って帰ってもらいたい場合もあれば、要点を掴んで貰う必要がある「説明」的なシーンもあります。
前者では説明よりもインパクトが必要になりエモーショナルな要素を優先して押し出したほうがよいでしょう。
後者の場合は「理解」を助けるための説明や図解に力を入れておく必要があります。

持ち時間と環境はどうなっているか

資料を印刷して目の前で見せるのと、スクリーン上に映して見せるとでは作り込み方が変わってきます。プレゼンであれば持ち時間によって資料の枚数はかわります。また、印刷して渡す営業資料のようなのは、文字が多めになりますが、最初に結論がまとめてあると、相手に渡したあとに見直したり確認しやすくなります。

 

NGなやとり「とりあえず任せる」

下記のような最初から最後まで、「出たところ勝負」で指示と打ち合わせを繰り返していると、戻しや手直しの発生が高くなります。

・あとで見るから大丈夫、とりあえず任せるよ

・狙いが見えてこないから、ちょっとメッセージ見直して

・もっとパットしたのでないと、○○者は落ちないよ。これがベストなの?

・インパクトにかけるな、むしろAよりBを前に持ってきたほうがいいんじゃない

・そもそも今回の狙いはなんだったけ、そこを上手く出していこうよ

・Bを引き立たせたところで全体をそれに合わせて調整してね。明日までになんとかなるよね

 

ミーティングで確認したいこと

最初に何を目標にするかを確認することで、一見手間かかるように思えても、実際には手戻りを減らすことができます。

ストーリー展開までは短時間ではできないかもしれないですが、おおまかな流れを共有し、アウトラインの段階で確認するのが良いです。

資料を作る前に伝達したいこと

・相手:誰のために用意する資料なのか

・狙い:何を伝えるのか、説得材料は何か

・持ち時間:合わせてストーリー展開も決定する

 

 

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